障害福祉サービスや障害児通所支援事業所を運営していると、職員の入替えや管理者の変更、運営規程の変更、事業所の移転など、さまざまな変更が発生します。
そんなとき、
「これは行政に変更届を出す必要がある？」
「変更届を出せば、それで終わり？」
「変更する前に行政へ相談したほうがいい？」
と迷うこともあるのではないでしょうか。
実は、事業所に変更があったからといって、すべての変更について同じ対応をするわけではありません。
変更の内容によって、
- 行政への変更届が必要なもの
- 加算の届出が必要なもの
- 変更前に行政への相談・確認が必要なもの
- 変更届は不要でも、事業所で適切に管理しておくもの
など、必要な対応が異なります。
今回は、障害福祉サービス・障害児通所支援事業所でよくある変更を例に、変更があったときに確認しておきたいポイントを解説します。
※変更届の要否や提出期限、必要書類、事前相談の取扱いは、サービスの種類や指定権者によって異なる場合があります。変更を行う前に、変更内容に応じた手続きについて管轄する行政への確認が必要です。
1．管理者・サービス管理責任者・児童発達支援管理責任者の変更は要注意
管理者、サービス管理責任者、児童発達支援管理責任者など、指定に関係する職員が変更となる場合は、行政への変更届が必要です。
ただし、こうした変更は、変更後に変更届を提出すればいいというものではありません。
特にサービス管理責任者や児童発達支援管理責任者については、研修修了証や実務経験証明書など、要件を確認するための書類が必要となる場合があります。
そのため、
「この職員に変更することになったから、変更届を出そう」
といきなり手続きを進めるのではなく、変更する職員が要件を満たしているか、必要な書類は揃っているかなどについて、事前に指定権者へ確認しておくことが重要です。
また、やむを得ない事情によってサービス管理責任者や児童発達支援管理責任者が欠如する場合など、変更の内容によっては、通常の変更届とは別に行政への事前相談が必要となることもあります。
管理者についても、変更内容によって確認が必要となる場合があるため、変更が決まった段階で指定権者へ相談しておくと安心です。
2．運営規程の変更は変更届が必要
事業所の運営に関する内容を変更した場合、運営規程の変更と行政への変更届が必要です。
例えば、
- 営業日・営業時間
- サービス提供時間
- 通常の事業の実施地域
- サービスの内容
- 利用料
など、運営規程に記載している内容を変更する場合です。
運営規程を変更する場合は、単に書類を修正するだけではなく、実際の事業所の運営状況と規程の内容が一致しているかも確認しておきましょう。
また、変更内容によっては、変更届を提出するだけではなく、変更前に行政への確認や事前連絡が必要となる場合があります。
特に、事業所の定員を変更する場合などは、事前相談が必要となることもあります。
3．職員が増えたら、必ず変更届が必要？
事業所では、保育士、児童指導員、生活支援員など、新しい職員を採用することがあります。
このとき、
「資格を持った職員が入社したから、変更届を出さなければならない」
と考えてしまうことがあります。
しかし、職員が新たに入社したというだけで、必ず変更届が必要になるとは限りません。
例えば、基準人員を満たしたうえで、単純に職員が1名増えただけで、加算などの届出内容にも変更がない場合は、変更届が不要となることがあります。
ただし、
「変更届が不要＝何も管理しなくていい」
ということではありません。
新しく入社した職員については、資格証や研修修了証等の必要な書類を事業所で適切に管理し、入社日、職種、配置状況などを把握しておくことが重要です。
また、単純に職員が1名増える場合とは異なり、職員の入替えによって職種や配置が変わる場合には、人員配置基準などへの影響がないか、念のため指定権者へ確認しておくと安心です。
4．新しい職員の配置によって加算を算定する場合は、届出が必要
一方で、新しい職員を採用したことによって、新たに加算を算定する場合は、加算の届出が必要です。
例えば、資格を持った職員を配置したことで、新たに算定要件を満たす加算を算定することになった場合です。
この場合、
「職員が入社しただけだから、変更届は必要ない」
と考えるのではなく、その職員を配置したことによって、新たに加算を算定することになるかを確認する必要があります。
加算を新たに算定する場合は、必要な届出を行ったうえで、算定開始時期にも注意しましょう。
加算の届出期限や算定開始時期については、指定権者によって取扱いが定められているため、加算を新たに算定する場合や算定内容に変更がある場合は、事前に届出期限や適用時期を確認しておくことが重要です。
5．事業所の移転・レイアウト変更は、変更前に行政へ確認
変更の中でも、特に注意したいのが事業所の移転やレイアウトの変更です。
これらは、
「変更届を提出すれば終わり」
とは限りません。
事業所の所在地や設備、平面図に関する変更については、変更後の事業所が指定基準を満たしているか、設備上の問題がないかなどについて、変更前に行政へ相談・確認が必要となる場合があります。
また、事業所を移転する場合には、障害福祉サービスの指定に関する確認だけでなく、建築基準法や都市計画法、消防関係など、その他の関係法令についても確認が必要になる場合があります。
そのため、
「移転先が決まったから、変更届を出そう」
ではなく、
「移転を検討した段階で、関係する行政機関や担当課に確認する」
という進め方が重要です。
建物の用途や構造、使用するフロア、改修の内容などによっては、障害福祉の指定とは別に必要な手続きが発生する可能性があります。
また、行政への事前相談や図面確認、現地確認などが必要となる場合には、手続きに一定の期間を要することもあります。
そのため、事業所の移転や大きなレイアウト変更を予定している場合は、変更日が決まってからではなく、できるだけ早い段階で確認することが大切です。
6．定員変更なども、変更前の確認が必要になる場合があります
定員を変更する場合も注意が必要です。
定員の変更は、単純に運営規程を変更して変更届を提出すれば終わるとは限りません。
自治体によっては、定員変更について事前相談が必要となる場合があります。
また、定員を変更することで、人員配置や報酬、加算などに影響が生じることもあります。
このほかにも、
- 重心事業所への変更・重心事業所からの変更
- 多機能型事業所への変更
- 従たる事業所の追加
- その他、指定基準や設備に関係する変更
など、通常の変更届とは異なる確認や手続きが必要となるケースがあります。
ただし、こうした事前相談の対象や手続きは、自治体やサービスの種類によって異なります。
そのため、「他の自治体では変更届だけだったから」と判断せず、変更する前に指定権者へ確認することが大切です。
7．変更届を提出したら、それで終わりではない
変更があった場合、行政への変更届を提出することだけに目が向きがちですが、実際にはその後の管理も重要です。
例えば職員が変更となった場合は、
- 資格証や研修修了証等の必要書類を保管する
- 入社日・退職日を把握する
- 職種や配置状況を管理する
- 加算の算定状況を確認する
- 行政への届出が必要だったかを確認する
- 届出を行った場合は、その控えを保管する
など、事業所内で適切に管理しておく必要があります。
変更届を提出していない職員についても、必要な書類を適切に管理し、運営指導などで確認された際に必要な資料を提示できる状態にしておくことが大切です。
WAM NETの事業者情報も確認
そして、変更があったときに忘れず確認したいのが、WAM NET（障害福祉サービス等情報公表システム）の事業者情報です。
行政への変更届を提出した場合でも、それだけで事業所に関するすべての情報が自動的に最新の状態になるとは限りません。
そのため、事業所に変更があった場合は、WAM NETに登録されている事業者情報についても確認し、変更がある場合は最新の情報になっているか確認しておきましょう。
つまり、変更があったときは、
行政への届出
事業所内の書類・管理情報
WAM NETの事業者情報
が、実際の事業所の状況と一致しているかを確認することが大切です。
8．変更があったときは「何を届け出るか」だけでなく「いつ確認するか」が重要
ここまで見てきたように、事業所に変更があった場合の対応は一つではありません。
例えば、
管理者・サービス管理責任者・児童発達支援管理責任者が変更になる
→ 行政への届出が必要。変更前に要件や必要書類等を確認
運営規程を変更する
→ 変更届が必要。内容によっては変更前の行政への確認・事前連絡が必要
職員を採用した
→ 必ずしも変更届が必要とは限らない
→ 資格証や研修修了証等を事業所で適切に管理
職員の入替えによって職種や配置が変わる
→ 人員配置基準などへの影響がないか確認
新しい職員の配置によって加算を算定する
→ 加算の届出が必要
事業所を移転する・レイアウトを変更する
→ 変更届だけではなく、事前相談や関係法令の確認が必要となる場合がある
定員を変更する
→ 事前相談など、変更前の確認が必要となる場合がある
というように、変更の内容によって必要な対応が変わります。
そのため、事業所運営では、
「変更があったら変更届を出す」
だけではなく、
「この変更によって、指定基準・加算・運営規程・設備などにどのような影響があるのか」
を確認することが大切です。
そして、変更内容によっては、変更後ではなく変更前の確認が重要になります。
まとめ
障害福祉サービス・障害児通所支援事業所では、日々の運営の中でさまざまな変更が発生します。
しかし、変更があったからといって、すべて同じ手続きをすればよいわけではありません。
変更があったときには、まず、
①行政への変更届が必要なのか
②加算の届出が必要なのか
③変更前に行政への相談・確認が必要なのか
④届出をしない場合でも、事業所内で必要な書類を適切に管理できているか
⑤WAM NETの事業者情報に変更がないか
を確認しましょう。
特に、管理者・サービス管理責任者・児童発達支援管理責任者の変更や、事業所の移転、レイアウト変更、定員変更などは、変更前の確認が重要となる場合があります。
「変更が決まってから行政に相談する」のではなく、変更を検討した段階で早めに確認することが、スムーズな事業所運営につながります。
「この変更は届出が必要なのか分からない」
「職員の入替えで人員配置に問題がないか確認したい」
「新しい職員を配置したことで加算を算定できるか確認したい」
「事業所の移転やレイアウト変更を予定している」
など、変更手続きについてお困りの場合は、行政書士法人HALまでご相談ください。
行政書士法人HALでは、障害福祉・障害児通所支援事業所の指定申請や変更手続き、各種加算に関する手続きなど、事業所の状況を確認し、必要な手続きや行政への確認についてサポートいたします。福祉事業者様の行政手続きをサポートしています。
障害福祉サービスの指定申請・開業支援、開業後の変更届・加算・更新について行政書士への相談をご検討の方は、対応内容・料金・開業までの流れをまとめた専門ページをご確認ください。
